¿Qué documentos laborales debe conservar el patrón y durante cuánto tiempo?
La Ley del Trabajo establece que el patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos en ciertos plazos
La Ley Federal del Trabajo (LFT), en el Artículo 784, establece que en el marco de un laudo existe cierta información que corresponderá al patrón probar cuando exista controversia frente a lo dicho por el trabajador.
El Artículo 784 de la LFT establece que, bajo petición del trabajador o cuando el Tribunal Laboral (o Junta de Conciliación y Arbitraje) lo considere pertinente, se requerirá al patrón que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que, de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador.
En este contexto, Fiscalia explica cuáles son los documentos laborales que debe mantener el patrón, y los plazos de conservación.
El texto indica que corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre lo siguiente:
- Fecha de ingreso del trabajador
- Antigüedad del trabajador
- Faltas de asistencia del trabajador
- Causa de rescisión de la relación de trabajo
- Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I, y 53, fracción III, de esta Ley
- Constancia de haber dado por escrito al trabajador o al Tribunal de la fecha y la causa del despido. Se añade que la negativa lisa y llana del despido, no revierte la carga de la prueba. Asimismo, la negativa del despido y el ofrecimiento del empleo hecho al trabajador, no exime al patrón de probar su dicho
- El contrato de trabajo
- Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales
- Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo
- Disfrute y pago de las vacaciones
- Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad
- Monto y pago del salario
- Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas
- Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro.
El último párrafo del Artículo 784 señala que la pérdida o destrucción de los documentos señalados, por caso fortuito o fuerza mayor, no releva al patrón de probar su dicho por otros medios.
Excepciones o limitaciones de la carga de la prueba del patrón
De acuerdo con Fiscalia, existen casos en que el alcance del Artículo 784 es limitado. Por ejemplo, tratándose de casos en que el trabajador haya laborado más de 9 horas extraordinarias semanales, corresponde a este demostrar que trabajó ese tiempo adicional a las 9 horas, según indica la jurisprudencia 2a./J. 55/2016 (10a.).
De igual forma, un trabajador de confianza que ocupa un cargo de director, administrador o gerente, tiene la obligación de probar la duración de sus jornadas ordinarias y extraordinarias, toda vez que “en el caso, no se actualiza la premisa de que el patrón tenga mejores posibilidades para acreditar ese hecho”.
Documentos que el patrón deberá mostrar
Fiscalia indicó que el Artículo 804 de la LFT indica que el patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los siguientes documentos en los plazos a indicados:
| Documentos | Plazo de conservación |
|---|---|
| Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable | Mientras dure la relación laboral y hasta un año después |
| Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios | Durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral |
| Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo | Durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral |
| Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social | Durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral |
| Los demás que señalen las leyes. | Conforme señalen las leyes que lo rijan |
Pero aclaró que los documentos y sus plazos de conservación deberán atender a su vez a otras disposiciones. Por ejemplo, los comprobantes de pago (que seguramente son CFDI), igualmente deberán seguir los plazos de conservación de la contabilidad en términos del Código Fiscal de la Federación (CFF).
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