La Ley del Trabajo establece los plazos por los cuales los documentos deben conservarse una vez terminada la relación laboral
En México, los plazos para conservar la documentación laboral están regulados por diversas leyes y normativas.
El Artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) señala obligaciones en cuanto a conservación de documentos relacionados con una relación laboral. En consecuencia, es importante que los patrones tengan presente esta información, sobre todo en el marco de la regulación del outsourcing.
Fiscalia indica que dicho artículo, en el último párrafo, establece los plazos por los cuales los documentos deben conservarse una vez terminada la relación laboral.
Además, se presenta la siguiente tabla, mostrando los documentos y el plazo por los cuales se deben conservar:
| Documento listado en el Artículo 804 LFT | Plazo para conservar la información |
|---|---|
| Fracción I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable. | Mientras dure la relación laboral y hasta un año después de terminada la relación laboral. |
| Fracción II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios. | Durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral. |
| Fracción III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo. | Durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral. |
| Fracción IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere la LFT y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social. | Durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral. |
| Fracción V. Demás documentos que señalen las leyes. | Conforme señalen las otras leyes. |
Otras leyes
En su texto, Fiscalia también expuso lo que establecen otras leyes:
- La Ley del Seguro Social (LSS) indica en su Artículo 15, fracción II, que los patrones están obligados a “llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores”. Estos registros deberán conservarse durante los cinco años siguientes al de su fecha.
- Por su parte, el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) indica que la contabilidad, para efectos fiscales, se integra, entre otras cosas, “la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes”. En ese sentido, el Artículo 33 del Reglamento del CFF indica que, entre los documentos e información que integran la contabilidad, se encuentra la documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones.
Plazos para la conservación de documentación laboral
Fiscalia explicó que si bien puede existir una aparente contradicción entre la documentación laboral y la de seguridad social y fiscal, la diferencia fundamental reside en el inicio del cómputo de los plazos:
- Para efectos laborales, se conservará un año después de que se extinga la relación laboral
- Para efectos fiscales, se conservarán cinco años a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con las operaciones relacionadas.
- Para efectos de seguridad social, se deberán conservar los recibos durante los cinco años siguientes al de su fecha.
Por eso, recomendó tener un control cronológico minucioso de los documentos que amparan una relación laboral, identificar su utilidad dentro de cada marco normativo y así cumplir frente a las tanto de las autoridades fiscales, laborales y de seguridad social.
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