Gestión Inteligente: 4 Herramientas para Modernizar los Procesos de tu Empresa
Emplear herramientas para modernizar los procesos de tu empresa se traduce en una mayor productividad, eficiencia y rendimiento empresarial.
Por sus características y funcionalidades, estos softwares y plataformas digitales han sido diseñados para agilizar los diversos procesos administrativos y operacionales de las organizaciones, ofreciendo diversos beneficios a todos los miembros implicados en estas labores.
En la infografía Casi la mitad de los empleados están dispuestos a dejar su empleador, elaborada a partir de la Encuesta Global de Actitudes de Beneficios 2022 – América Latina, donde fue incluido México, se expone que el 45 % de los empleados está buscando activamente nuevas oportunidades o se encuentran en riesgo de marcharse.
Esta realidad nos lleva a la necesidad de reflexionar ahora más que nunca sobre la importancia de una gestión inteligente en las organizaciones y que esta debe ir de la mano del uso de herramientas de mejora de procesos operacionales y administrativos.
Al respecto, estas acciones no sólo contribuirán a un ahorro de costos significativo en estos recintos: además puede propiciar que haya una menor tasa de rotación de personal, manteniendo una mayor productividad y eficiencia en las empresas.
Desde automatizar campañas de email marketing en tu correo corporativo, mantener un control de los gastos de viaje de tus empleados o recopilar datos con los que puedas llevar a cabo procesos de toma de decisiones de modo mucho más rápido y efectivo, estas herramientas para la gestión de procesos facilitarán la operatividad de tu organización.
4 herramientas para mejorar la gestión de procesos empresariales
En el artículo ¿Qué dice el último índice de satisfacción laboral en Latinoamérica?, Daniel Colombo expresa lo siguiente:
“Crear mejores condiciones no solamente tiene que ver con lo salarial o la infraestructura, sino con un liderazgo claro, empático y coherente; una excelente comunicación en todas las direcciones; el bienestar como eje de las organizaciones —y bienestar es mucho más que felicidad de cotillón con sus anabólicos más conocidos, como snacks y kits de bienvenida—, y un apoyo permanente lo más personalizado posible”.
De este modo, para fomentar una buena cultura organizacional y mejorar el flujo de trabajo, es vital el uso de herramientas para modernizar los procesos empresariales.
Por otro lado, será necesario acompañar a los colaboradores en el aprendizaje de cómo usarlas para trabajar de manera más sencilla y eficiente.
A continuación, te presentaremos cuatro herramientas para modernizar los procesos que serán muy beneficiosas para tu empresa o negocio:
1. HubSpot
La relación con los clientes es uno de los aspectos en los que deben enfocarse las empresas y negocios, ya que esto va más allá de generar conversiones por parte de estos usuarios.
Al tener una buena relación y comunicación con estos usuarios, habrá más posibilidades de obtener su fidelización.
De igual modo, se reducirán los gastos de captación de clientes nuevos, pues al contar con estos seguidores de tu marca, podrán promocionarla y convertirse en portavoces de la misma, en vista de que la darán a conocer a sus amigos, familiares e incluso a través de redes sociales.
Según una publicación de Forbes Centroamérica, en un estudio realizado por Martech, se expone el hecho de que las soluciones de Customer Relationship Management (CRM) pueden aumentar los ingresos por vendedor a razón de hasta un 41 % y las ventas un 29 %.
En este informe se estima además que, por cada dólar invertido, se obtendrá un retorno de inversión (ROI) correspondiente a 8.71 dólares de ganancia.
Así pues, HubSpot es un software con el que puedes gestionar la relación con tus clientes y llevar a cabo un seguimiento exhaustivo de los mismos.
Tiene una herramienta de gestión de leads, es decir, de tus prospectos. Se destaca por el hecho de que integra los diferentes puntos de contacto con áreas de organización como las ventas, marketing, operaciones y atención al cliente.
Este software para gestión de procesos de las áreas de marketing y ventas te facilitará las siguientes labores:
- Haz una segmentación inteligente.
- Define criterios de calificación de leads
- Consulta de una manera sencilla el historial y datos de cada uno de los leads, incluyendo aspectos como la cronología de cada una de las interacciones hechas.
- Personaliza los mensajes de correo electrónico para tus prospectos.
2. TravelPerk
La gestión de viajes es uno de los aspectos para los que debes usar herramientas para modernizar tu empresa.
Estos softwares son idóneos para tener un control de los datos reales de los viajes, puesto que te permitirán llevar a cabo un seguimiento de los mismos.
En el artículo Protección de la salud de los trabajadores de la Organización Mundial de la Salud (OMS), se indica que:
“Las buenas condiciones de trabajo pueden proporcionar protección y posición social, oportunidades de desarrollo personal, y protección contra riesgos físicos y psicosociales. También pueden mejorar las relaciones sociales y la autoestima de los empleados y producir efectos positivos para la salud.”
Además de ser uno de los softwares para control de gastos de viaje más confiables del mercado, TravelPerk te permitirá realizar un seguimiento de los viajes de tus colaboradores, contribuyendo a que se sientan más cómodos y seguros durante estos desplazamientos.
Recibirás una sola factura correspondiente a todas tus compras y, además, harás pagos a un solo proveedor, lo que facilitará la gestión económica empresarial.
Asimismo, después de cada reserva recibirás las facturas de forma inmediata, al igual que reportes personalizados en los que se detallarán todos los gastos de viaje.
Esta herramienta de mejoramiento de procesos de gestión de viajes te permitirá llevar a cabo las siguientes acciones:
- Logra que se cumplan las políticas de viajes que has estipulado para los miembros de tu empresa.
- Cancela cualquier reserva en el momento o lugar que lo necesites y te darán un reembolso del 80 % del costo sin pedir explicaciones.
- Organiza eventos fuera de la oficina, fiestas, inauguraciones, entre otros.
3. Tableau
Disponer de datos y poder comprenderlos, facilita a su vez los procesos de toma de decisiones en una empresa.
En vista de que el business intelligence, como también se conoce a la gestión inteligente, permite que las empresas puedan crecer de manera más acelerada, debes tener en cuenta la importancia de la toma de decisiones basadas en datos.
Así pues, Tableau es una plataforma de análisis de datos muy completa e intuitiva para mejorar procesos en una empresa. Te permitirá usar los datos de tu organización de una manera responsable y tomar decisiones inteligentes con base en estos.
Tiene la particularidad de que se adapta a la arquitectura de cada empresa, de manera que no indica qué nube o fuente de datos debe emplear tu organización.
Para usarla, tienes que conectar los datos y fuentes de la empresa con las aplicaciones empleadas en la actualidad.
Estos datos son íntegros y seguros, de modo que podrás respaldar el acceso a ellos, al igual que utilizarlos en el momento que consideres preciso.
Algunas de las funciones de las que podrás disponer son las siguientes:
- Análisis visual de datos.
- Narración de historias con datos.
- Modelado estadístico centrado en inteligencia artificial.
4. Notion
La gestión de proyectos es uno de los aspectos esenciales que tiene que ir sobre ruedas en toda organización sin importar su tamaño.
Llevar a cabo estos procesos de una manera rápida y eficiente, te ayudará a tener un mejor control de las diferentes tareas que se llevan a cabo en tu organización y concebir un sistema de gestión en la misma.
En el artículo La salud mental en el trabajo de la OMS, se expone que los entornos de trabajo seguros y sanos no solamente constituyen un derecho fundamental.
A su vez, en la publicación se recalca también que los espacios laborales en esas condiciones ofrecen más probabilidades de que se minimicen las tensiones y los conflictos, mejorando la fidelización del personal, al igual que el rendimiento y la productividad en el trabajo.
De este modo, una de las herramientas para modernizar los procesos de tu empresa y mejorar las condiciones de trabajo de tus empleados es Notion.
Es una plataforma multiuso que en un solo lugar integra proyectos, notas y bases de datos.
En este sentido, ofrece la posibilidad de que los miembros de tu empresa puedan crear, compartir y colaborar en diversos proyectos y tareas.
Puedes integrar Notion con otras herramientas y aplicaciones como hojas de cálculo, calendarios externos, sistemas de gestión de tareas, entre otras.
Entre las labores que podrás hacer con este software de gestión de proyectos, podemos mencionar las siguientes:
- Personaliza información.
- Usa Notion Calendar para gestionar tu tiempo.
- Emplea herramientas sofisticadas para editar textos, que poseen formatos avanzados para notas, así como documentos profesionales.
- Trabaja en proyectos de manera simultánea con otros colaboradores y mira en tiempo real las actualizaciones realizadas.
- Almacena archivos en el espacio en la nube integrado de esta herramienta.
Usa herramientas para modernizar los procesos e innovar en tu empresa
El uso de herramientas para modernizar los procesos empresariales te permitirá hacer análisis más eficaces de las diversas actividades que se implementan día a día en estas organizaciones, al igual que los datos que se recopilan y manejan en las mismas.
Esto, a su vez, permitirá mejorar el rendimiento empresarial, además de propiciar un buen clima laboral, puesto que, los diversos colaboradores podrán cumplir sus funciones y asignaciones de forma óptima, centrando sus esfuerzos en aquellas situaciones y eventualidades que representan una mayor prioridad.
Agradecemos que nos hayas acompañado con tu lectura y si quieres conocer más sobre cómo pueden ayudarte estas herramientas a diseñar una metodología de gestión de procesos innovadora y actual, visita sus webs oficiales.
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Maryfel Alvarado es licenciada en Letras por la Universidad del Zulia (LUZ) de Venezuela y tiene más de 5 años de experiencia en la edición y redacción de artículos sobre educación, lingüística aplicada y marketing, entre otras temáticas. Es autora del libro de poesía Teoremas del fuego (2018) y fue nombrada Embajador del idioma español de su país en el mundo por la Fundación César Egido Serrano y el Museo de la Palabra de España. |
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