Un software de facturación te ayuda a tener la información en orden, actualizada y disponible.
Si quieres evitarte sorpresas desagradables durante tus auditorias fiscales y ahorrarte sanciones o multas, necesitas preparar, con base en las regulaciones vigentes, la información contable de tu negocio.
En este artículo, revisaremos la información que debes tener preparada antes de tus declaraciones fiscales. También te explicamos de qué forma el uso de herramientas tecnológicas, como un software administrativo contable, te ayuda con esta tarea.
¿Qué es el cumplimiento fiscal?
Antes de comenzar con el tema es importante explicar qué es el cumplimiento fiscal: se refiere al hecho de cumplir con el conjunto de obligaciones fiscales que tienen las personas, físicas o morales, en México, de acuerdo con la legislación fiscal vigente, como:
- El pago de impuestos
- La presentación de declaraciones
- La emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI)
- El registro de la contabilidad, entre otros.
¿Por qué es importante el cumplimiento fiscal para las empresas?
- En primer lugar, es una obligación legal que debe cumplirse para evitar sanciones por parte de las autoridades.
- En segundo término, el cumplimiento fiscal permite a las empresas operar de manera formal y así aprovechar algunos beneficios que se pueden ofrecer en programas públicos.
- Finalmente, el cumplimiento fiscal ayuda a las empresas a ser confiables y poder establecer relaciones comerciales con una mayor cantidad de clientes.
¿Qué información debes tener lista para el cumplimiento fiscal de tu negocio?
En primer lugar, están los datos de identificación, que se debe mantener actualizados y completos en la base de contribuyentes del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Estos datos incluyen:
- Razón social.
- Domicilio fiscal.
- Medios de contacto (como número telefónico y correo electrónico).
- Datos de contacto del apoderado legal, como nombre, RFC y domicilio.
- Contraseña y e-firma, que son necesarios para ingresar a la plataforma del SAT y para realizar las declaraciones fiscales.
Por otro lado, es necesario tener los siguientes registros contables y fiscales:
Libros de contabilidad
Se trata de los registros de las operaciones financieras de una empresa, cuya información sirve para determinar el monto de los impuestos que se debe pagar, con base en los ingresos y gastos que se tuvo durante el ejercicio correspondiente. También sirven como una “prueba” en caso de algún requerimiento de las autoridades.
Información de operaciones y CFDI
Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) son pilares fundamentales para tu declaración de impuestos. Como su nombre lo indica, son los comprobantes de los movimientos de tu empresa, por lo que es importante tenerlos organizados.
Los contribuyentes deben asegurarse de que los CFDI emitidos o recibidos sean correctos, cumplan con todos los requisitos fiscales de la versión actual, que es CFDI 4.0, y que estén debidamente timbrados.
Automatizar este proceso con la ayuda de un software especializado agiliza la emisión con los requisitos vigentes, y también evita errores humanos.
Estados financieros
Son los documentos que resumen la situación financiera y el desempeño de una empresa. La información que brindan estos documentos proporcionan a las autoridades fiscales la información necesaria para el cálculo de impuestos. Por ejemplo, el monto de la utilidad fiscal de la empresa es la base para determinar el Impuesto sobre la Renta (ISR).
Declaraciones fiscales y pagos provisionales
En tercer lugar, debes considerar que el cumplimiento fiscal en México contempla declaraciones mensuales y anuales, cada una con su respectivo cálculo de los impuestos a pagar, como el Impuesto al Valor Agregado (IVA), y el Impuesto Sobre la Renta (ISR), de forma provisional y definitiva, según sea el caso.
Para las declaraciones anuales será necesario tener a la mano la información de los pagos provisionales realizados y los comprobantes correspondientes. Sin embargo, también es importante estar al tanto de las tasas de retención aplicables y cumplir con los pagos provisionales de manera oportuna.
Importancia de un software administrativo y contable
Para facilitar el cumplimiento fiscal, todos estos datos deben estar bien organizados, ya que esto permitirá a las empresas encontrar la información de manera rápida y sencilla.
Anteriormente, estos registros de información se hacían en carpetas con papeles físicos guardados en archivos. Sin embargo, con las nuevas tecnologías esto se realiza en hojas de cálculo y carpetas digitales.
Pero la herramienta más avanzada, y que responde a todas estas necesidades, es el software administrativo y contable.
Estas soluciones informáticas ahorran tiempo, simplifican la emisión de los comprobantes, facilitan su envío automatizado y permiten llevar un registro puntual de los movimientos, para tener siempre los datos precisos y actualizados.
Ventajas de la automatización con software contable
- Precisión y consistencia: estos programas se actualizan cada vez que los reglamentos cambian, por lo que es fácil cumplir con los nuevos requerimientos.
- Ahorro de tiempo: la automatización agiliza procesos que, de otra manera, consumirían tiempo valioso, permitiendo a los profesionales concentrarse en tareas estratégicas.
- Cumplimiento oportuno: brinda la capacidad de generar informes fiscales para realizar las declaraciones de manera rápida y precisa para un cumplimiento puntual.
Otros datos a tener en cuenta para cumplir correctamente
Para que puedas conocer con más profundidad otros aspectos fiscales, te sugerimos considerar lo siguiente:
Conocer los beneficios fiscales y estímulos
Estar al tanto de los beneficios fiscales y estímulos disponibles es una estrategia inteligente para optimizar la carga fiscal. Algunos programas gubernamentales ofrecen incentivos fiscales a ciertos sectores o actividades económicas.
Mantenerse informado sobre estas oportunidades puede resultar en ahorros significativos para tu negocio.
Regulaciones fiscales actuales en México
En el contexto de facilitar el cumplimiento fiscal, debemos mencionar algunas regulaciones fiscales actuales en México que los contribuyentes deben tener presentes:
- Ley del Impuesto Sobre la Renta: establece las normas para la determinación de ingresos gravables y deducciones permitidas.
- Ley del Impuesto al Valor Agregado: regula la aplicación y cálculo del IVA, un impuesto indirecto sobre la venta de bienes y servicios.
- Código Fiscal de la Federación: contiene las disposiciones generales sobre obligaciones fiscales, facultades de las autoridades fiscales y los derechos de los contribuyentes.
- Miscelánea Fiscal: conjunto de disposiciones que complementan las leyes fiscales principales y que se actualizan anualmente.
Conclusión
La preparación adecuada de datos y cálculos es esencial para facilitar el cumplimiento fiscal en México. La identificación precisa de ingresos y gastos, el registro ordenado de cada CFDI, el manejo eficiente de declaraciones y pagos, así como la consideración de beneficios fiscales, son elementos importantes.
La incorporación de herramientas tecnológicas, como software contable, proporciona una ventaja significativa al automatizar procesos y asegurar la precisión de los datos.