¿Qué se necesita para timbrar recibos de nómina 4.0?
Conoce los nuevos requisitos para el timbrado de nómina de forma correcta, según el SAT.
Tras los cambios implementados en la reforma fiscal más reciente, con base en la nueva versión del CFDI 4.0, también existen nuevos requisitos en el sistema de nómina, ya que ahora deben incorporarse al complemento, en su versión 1.2, nuevos datos de los empleados, entre otras actualizaciones.
Así que si aún tienes dudas sobre cómo timbrar los recibos de nómina con base en el nuevo sistema, a continuación te explicamos la información y herramientas que necesitas para poder emitir este tipo de comprobantes de forma correcta y así evitar tener problemas con las autoridades fiscales, incluso con tus colaboradores.
1. Conocer los requisitos que deben llevar los recibos
Los datos que debe llevar la factura de nómina, además de la clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), son el nombre del receptor o del empleado, código postal del domicilio fiscal registrado ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), Uso del CFDI, que debe corresponder a la clave “CN01” (Nómina).
También debe marcarse el régimen fiscal en el que está dado de alta el empleado, que debe ser el de Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios, que corresponde a la clave 605, del catálogo actual.
En el Complemento de recibo de pago de nómina también deben incluirse el Código Postal del lugar donde se expide el comprobante y los datos del emisor.
2. Validar los datos de tus empleados
Recuerda que los datos utilizados para el llenado de las facturas de nómina deben coincidir con los que el SAT tiene registrados en su base de datos. Por eso, es importante validarlos al revisar la información que muestra la Constancia de Situación Fiscal.
Debido a esto, el SAT anunció una serie de facilidades para que los empleadores puedan validar la información que los trabajadores tienen registrada ante el RFC:
- Es necesario ingresar a sat.gob.mx y
- en el menú superior derecho identificar el botón: “Contacto”, luego de dar clic en él,
- debes elegir “Asistencia por Internet” y dar clic en “Portal personal Mi portal”
- Seleccionar el trámite: SOLICITUD DATOS TRABAJADORES.
- Ahí podrás adjuntar en un solo listado el TOTAL de los RFC a validar, en archivo de texto comprimido a .ZIP y enviarlo.
3. Contar un software de facturación electrónica
Lo siguiente que necesitas para facilitar y emitir tus recibos es un proveedor de software de nómina en México, ya que es una herramienta de gran ayuda para simplificar el llenado de los recibos, de forma individual y masivamente, mediante un proceso automatizado con plantillas que ayudan a cumplir con todos los requisitos de información.
Además, contar con este tipo de apoyos tecnológicos tiene otros beneficios adicionales como la facilidad de administrar la información de los trabajadores en una misma plataforma, configurar las bases gravables a los sueldos y salarios de tus colaboradores, incluso programar los pagos y realizar la dispersión al conectar con los portales bancarios.
4. Servicio de timbrado masivo
Las facturas deben contar con la validez del SAT, que se lleva a cabo mediante un proceso de certificación, a través de sellos digitales proporcionados por la autoridad. Esto se realiza de forma automática y de forma digital, a través de un proveedor autorizado (PAC) y se conoce como “timbrado”.
Esa es otra de las ventajas de contar con sistema de facturación electrónica, ya que estos permiten timbrar los recibos de forma masiva, para optimizar el tiempo dedicado a la emisión de estos comprobantes. Por otro lado, también existen servicios de timbrado que se adaptan a las necesidades de facturación de cada empresa.
¿Por qué es importante timbrar los recibos de nómina?
La forma de dar validez a los comprobantes fiscales por internet, es a través del timbrado por parte del SAT, es por esto que a este proceso se le conoce también como certificación fiscal digital. Es decir, que el recibo timbrado tiene validez oficial para fines fiscales del emisor y el receptor.
Por el contrario, los comprobantes fiscales que no estén verificados ante el SAT, no tienen validez. En el caso de los recibos de nómina, no pueden ser deducibles de impuestos ni tener ningún efecto fiscal.
De acuerdo con el SAT, si se llega a emitir una factura de nómina con Certificado de Sello Digital caduco y no tiene validez fiscal, es necesario cancelarlas y expedir nuevos archivos, que cumplan con los requisitos, y con un certificado de sello digital vigente.
Conclusión
Para emitir los comprobantes de nómina de forma correcta es importante conocer los requisitos que deben llevar estos recibos, en cuanto a datos del emisor y el receptor, es necesario validar la información con la base de datos del SAT. Posteriormente, apoyarse en herramientas digitales, como un software de nómina y servicio de timbrado, para facilitar el proceso y optimizarlo.
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