Descubre si es realmente necesario utilizar un programa informático para llevar tu contabilidad.
El periodo de las declaraciones anuales puede significar todo un reto, tanto para personas físicas como morales, sobre todo si su información contable no se encuentra en orden, no está actualizada o si no se cuenta con herramientas tecnológicas, como un software para contabilidad electrónica, que ayuden en el proceso.
¿Qué tanto ayudan estos programas informáticos a facilitar las declaraciones fiscales? Te lo explicamos en este artículo, para que puedas decidir si lo mejor es apoyarte en ellas para gestionar la contabilidad de tu negocio.
Registro contable que se actualiza constantemente
Los programas de contabilidad se mantienen en constante evolución para ofrecer una serie de ventajas a los usuarios: desde crear una experiencia mucho más amigable y sencilla de usar, hasta convertirse en plataformas en la nube, interconectadas con otros sistemas, de forma que cada movimiento de la empresa se registra en automático.
Gracias a este tipo de funcionalidades, los registros contables se actualizan constantemente y de forma precisa para evitar cualquier incongruencia. Además, esto permite cumplir con una de las obligaciones fiscales de los contribuyentes, tanto personas morales, como personas físicas con actividades empresariales y profesionales, que es la de llevar su contabilidad electrónica y enviarla de forma mensual a través de la plataforma del SAT.
Puedes personalizar la información de acuerdo con tu negocio
Los programas informáticos pueden ser personalizables, de acuerdo con la información de cada empresa y su actividad comercial y de acuerdo a la dinámica de cada contribuyente, mediante la Configuración del sistema, con el fin de facilitar la captura de datos y el cálculo de los impuestos correspondientes, según la normatividad vigente.
Es decir, de esta manera es posible definir en el sistema qué tipo de persona fiscal es: moral o física, el tipo de empresa o giro del negocio, el régimen en el que se tributa, tipos de moneda que se usan en las operaciones y los impuestos correspondientes, para generar oportunamente las declaraciones fiscales necesarias.
Las versiones se actualizan con cada reforma fiscal
Ante las reformas fiscales constantes, que son cambios en la normativa aplicable para el cumplimiento de deberes de los contribuyentes, las empresas proveedoras de software contable, actualizan sus programas de forma oportuna, para permitir a sus clientes, cumplir con todos los requisitos establecidos por las autoridades correspondientes.
En ese sentido, contar con un programa informático para la contabilidad, es una forma de asegurar el cumplimiento correcto, independientemente de los cambios que se presenten, sobre todo si se considera que los cálculos realizados por el sistema contable son la base para la presentación de las declaraciones correspondientes, según el régimen fiscal de la empresa.
Incorporas fácilmente a tu contabilidad las facturas 4.0
Con la nueva versión del CFDI 4.0, es importante respetar los nuevos procedimientos establecidos por las autoridades fiscales respecto de los datos que deben llevar los comprobantes fiscales, los nuevos campos que deben llenarse durante la emisión de los documentos fiscales, como en el caso de los Usos de CFDI aplicables.
En ese sentido, un software de contabilidad electrónica te permite incluir fácilmente facturas en su nueva versión, al mismo tiempo, puedes validar la situación de los terceros al momento de registrar cada CFDI y puedes actualizar la información contable a partir de la lectura de los comprobantes 4.0.
Ahorra tiempo y personal en cálculos manuales
Por otro lado, otra gran ventaja del uso de la tecnología para la gestión contable es la optimización del trabajo del personal dedicado a tareas repetitivas, como la realización de cálculos manuales, que podría ser canalizado a la realización de actividades más complejas en beneficio de la expansión del negocio. Lo cual, supone también un mejor desempeño del área contable, mediante el uso de herramientas para eficientar su trabajo.
Evitas multas por retrasos, incumplimientos o errores
Al tratarse de programas pre configurados y automatizados, con base en normativas vigentes, se disminuye en gran medida la probabilidad de errores que pueden presentarse cuando se realizan cálculos de forma manual, de manera que la información siempre está actualizada y lista para presentar las declaraciones correspondientes, en los plazos establecidos.
Por otro lado, un software contable te permite obtener reportes fiscales para visualizar el desglose del IVA o el Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS), acreditables en las operaciones contables, de manera que te evitas presentar información deficiente o con inconsistencias, así como las sanciones que esto podría traer consigo.
Centralizas la información y la mantienes segura
Finalmente, otra de las ventajas que tiene la utilización de software especializado es que mantienes toda la información contable de la empresa en un solo sistema, que al tratarse de información en la nube, puede consultarse cada vez que sea necesario para tomar las decisiones más pertinentes para el rumbo del negocio.
Además, puedes generar reportes comparativos por año, periodo o presupuestos, así como otros reportes financieros y contables que sirven para conocer la salud financiera del negocio. Esto sin contar que se trata de plataformas de acceso seguro, donde únicamente las personas previamente autorizadas pueden consultar la información.
Conclusión
Luego de revisar las ventajas que tiene el uso de la tecnología para la gestión contable de los negocios, puedes observar por qué es tan importante su utilización también en términos fiscales y cómo, además de facilitar los cálculos, evita la comisión de errores o el envío de declaraciones incompletas.