Consejos para cuidar la comprobación de viáticos
Es importante considerar varios factores para un manejo fiscal adecuado de viáticos y así evitar problemas para la empresa y el trabajador
La Ley del Impuesto sobre la Renta establece que los gastos de viaje o viáticos son deducibles cuando se utilizan para hospedaje, transporte, alimentación, uso temporal de automóviles y pago de kilometraje.
Sin embargo, debes saber que para deducir dichas erogaciones debe existir una relación de trabajo o de prestación de servicios profesionales entre el contribuyente y la persona que los efectúa.
Por lo tanto, necesitas considerar varios factores para un manejo fiscal adecuado de viáticos y así mejorar tus procesos contables.
Aquí te dejamos algunos tips para que puedas deducir estos gastos y respaldarlos con documentación comprobatoria.
Para los gastos realizados en territorio nacional necesitas obtener los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y en el caso de que se eroguen en el extranjero necesitas documentos que incluyan los siguientes datos:
- Nombre, denominación o razón social del extranjero que expide el comprobante
- Número de identificación fiscal o equivalente
- Domicilio
- Lugar y fecha de expedición
- Cantidad, unidad de medida y clase de bienes o servicios utilizados
- Valor unitario e importe total
- Impuestos
Debes saber que existe un límite para la deducción, lo cual implica que los gastos de viaje tienen requisitos y no es posible deducirlos ilimitadamente por lo que debes de estar informado de los datos para comprobar y deducir eficientemente.
Timbrado de viáticos
Todo capital monetario entregado a trabajadores por concepto de viáticos debe de reportarse en el recibo de nómina por lo que, desde 2017, los viáticos deben de timbrarse.
Asimismo, es obligación del patrón reportar en el recibo de nómina los viáticos en la recepción y al reporte como percepciones y deducciones, por lo tanto este comprobante debe de estar timbrado. Esto no se cumple con el CFDI otorgado por un tercero para comprobar el gasto, sino que en total son tres documentos fiscales, de los cuales dos son responsabilidad del patrón.
Comprobación
Los contribuyentes deben proporcionar a los trabajadores una constancia y el comprobante fiscal digital que contenga el monto total de los viáticos de manera anual. No obstante, está obligación se puede cumplir con la entrega del CFDI de nómina a sus trabajadores, mientras que el comprobante manifieste toda la información sobre los viáticos.
Los viáticos se considerarán ingresos gravados para el trabajador en el caso de que:
- No estén comprobados
- No reúnan los requisitos fiscales
- Sean superiores a $15,000.00 MXN en un mismo ejercicio
- Excedan del 20% total del monto entregado al trabajador.
Sobre los viáticos otorgados por el patrón a sus trabajadores, el artículo 28 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta vigente menciona lo siguiente:
“Los viáticos o gastos de viaje, en el país o en el extranjero, cuando no se destinen al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del viático o cuando se apliquen dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente”
Asimismo, señala que los gastos a que se refiere esta fracción deberán estar amparados con un comprobante fiscal cuando éstos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando los mismos se efectúen en el extranjero.
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