¿Cómo deben cuidar los datos de la constancia fiscal de sus trabajadores?
Así como las empresas están solicitando y almacenando información, así deben proteger la información con un aviso de privacidad.
En la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) o factura electrónica se incorporaron como requisitos obligatorios para su emisión los siguientes datos: el RFC, nombre, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal del receptor.
Por eso, derivado de los cambios al CFDI, las personas físicas asalariadas deben tramitar su Constancia de Situación Fiscal ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), para que los patrones incluyan en el CFDI de nómina, el régimen tributario y el código postal de los trabajadores.
Datos de los trabajadores en las empresas
De acuerdo con un artículo publicado por Fiscalia, la creciente importancia de obtener información de los empleados, como lo es el código postal a fin de cumplir con los requisitos de deducibilidad de los sueldos, puso en evidencia la importancia de los datos personales dentro de la operatividad diaria de las empresas.
El artículo señala que así como las empresas están solicitando y almacenando información, asimismo deben garantizar que esta información sea protegida de acuerdo con la normativa en materia de protección de datos personales.
En este contexto, indica que la mínima obligación a cumplir por parte de una empresa, es la de proporcionar a sus empleados un aviso de privacidad que informe sobre el uso que se le dará a la información.
Aviso de privacidad para los empleados
En el artículo de Fiscalia se expone la importancia de ofrecer un aviso de privacidad aplicable a los empleados.
Entre otras, en la nota se exponen las siguientes consideraciones:
- Como responsables de datos personales, los profesionistas del área fiscal están obligados a poner a disposición del empleado los avisos de privacidad que correspondan a los tratamientos de datos que lleven a cabo. Esta disposición de la información podrá realizarse a través del mismo contrato de trabajo o en sí en cualquier momento siempre que sea previo a la utilización de los datos personales del trabajador.
- Nótese que la ley requiere que el responsable de los datos personales (el patrón) ponga a el aviso de privacidad a disposición del titular (el empleado) previo a obtener sus datos.
- Esta situación significa que las personas que sean prospectos a un empleo dentro de la empresa también tienen derecho a ser informados del uso de sus datos personales, aun cuando no hayan sido contratados.
¿Cómo se elabora un aviso de privacidad?
El artículo indica que el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) proporciona una plataforma gratuita para generar un aviso de privacidad.
Para elaborar el aviso, es necesario seguir los siguientes pasos:
Genera una cuenta con correo electrónico.
Ingresa a la plataforma gratuita para generar un aviso de privacidad
Una vez dentro, seleccione “Generador de avisos de privacidad. Sector Privado”.
Puedes ver el artículo que publicó Fiscalia aquí / Fecha de publicación: 24 de mayo de 2022.
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