¿Cómo se demuestra la materialidad de un CFDI de nómina?
Aquí te decimos qué hacer para acreditar los comprobantes fiscales de los pagos de nómina ante Hacienda.
Un CFDI de nómina ampara los pagos y retenciones hechos a los trabajadores. Sin embargo, la autoridad es capaz de poner en cuestión la materialidad de estos comprobantes, incluso aunque cumplan con los requisitos fiscales.
La autoridad cuestiona la materialidad de una operación cuando considera que se emitió un comprobante, en este caso uno de nómina, cuando en realidad no se cuenta con la infraestructura, equipo o capital humano para realizarla. En este caso equivaldría a que la autoridad presume que el contribuyente en realidad no tiene los trabajadores que dice tener o que no pagó los sueldos que dice haber pagado.
En estos casos ocurre que la autoridad se niega a dar los efectos fiscales a los comprobantes, al considerar que la operación que amparan realmente no existió. Así, si un contribuyente pretende deducir uno de estos comprobantes para reducir su base gravable y pagar menos impuestos, la autoridad puede negarse, a menos que el contribuyente aporte evidencia de la materialidad. Es decir, que tiene trabajadores reales a los que se les hizo los pagos amparados en los comprobantes.
Cómo comprobar la materialidad
Para comprobar la materialidad de la operación, el contribuyente puede utilizar la documentación que da fe de las etapas de contratación de un trabajador.
Éstas son algunas de las formas en que un contribuyente puede comprobar la materialidad:
- La convocatoria (proceso para reclutar a candidatos como puede ser anuncios en periódicos o páginas web).
- Solicitudes de empleo o currículos de los candidatos.
- Documentación solicitada en el caso de contratación.
- Contrato de trabajo (este deberá contener los datos requeridos del colaborador estipulados en el artículo 25 de la Ley Federal del Trabajo).
- Inscripción al IMSS.
- CFDI y comprobantes de pago del trabajador.
- Registros contables.
Cuánto tiempo deben resguardar los expedientes de los trabajadores
De acuerdo con el artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), los patrones deberán conservar el expediente que contiene todos estos documentos mientras dure la relación laboral y hasta un año después de terminada la misma.
Mientras que la información contable relacionada con los trabajadores deberá ser conservada hasta por cinco años, y de acuerdo a lo estipulado en los artículos 28 y 30 del CFF, así como el artículo 33 del RCFF.
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