Los libros sociales registran los movimientos de una sociedad: sus fusiones, escisiones, o la salida o entrada de algún socio o accionista, entre otros. ¿Pero eso por qué es importante?
Platicando con varios emprendedores e incluso con empresarios experimentados, noté que desconocen la importancia de los libros sociales y considero que hay información valiosa que todo aquel que figure como socio en un acta constitutiva debe saber. Para entender la importancia de los libros sociales consulté al maestro Rodolfo Magallón, abogado experto en derecho corporativo de las sociedades.
¿Qué son los libros sociales?
Los libros sociales son aquellos que permiten conocer los movimientos de una sociedad, ya sean sus acuerdos importantes como fusiones, escisiones, transformaciones, el aumento o disminución de capital social en su parte fija o variable, la salida o entrada de algún socio o accionista, la compraventa de acciones, entre otros. En pocas palabras, los libros sociales son confirmación escrita de la vida e historia de una sociedad.
Los libros sociales que una sociedad requiere son:
- Libro de actas de asambleas de accionistas o socios.
- Libro de sesiones de consejo de administración o gerentes.
- Libro de variaciones de capital.
- Libro de registro de accionistas o socios.
Ventajas de mantener tus libros sociales al día
De acuerdo con el maestro Magallón, cuando una sociedad tiene sus libros sociales al día, sus accionistas o socios pueden tener la tranquilidad de que su patrimonio se encuentra en orden y protegido ante cualquier contingencia, auditoría, situación de disputa entre los accionistas o externos y ante cualquier eventualidad. Este orden equivale a contar con certeza jurídica sobre el estado real de la sociedad desde su fecha de constitución.
Otra gran ventaja de contar con los libros sociales, es referente al tema de sucesión (herencia) de las acciones o partes sociales de una sociedad, puesto que el accionista o socio que sea titular puede decidir el mecanismo de sucesión que más le favorezca (fideicomiso, testamento, etc.), blindando de esta manera su patrimonio ante cualquier eventualidad o acto doloso de algún tercero o de otro accionista o socio.
Sanciones por incumplimiento
Actualmente, durante visitas de revisión o auditorías por parte de autoridades fiscales (SAT), se puede requerir evidencia de los movimientos que se hayan presentado en la sociedad, los asientos que contengan los acuerdos de los accionistas o socios, así como los asientos donde se reflejen las variaciones de capital y, en caso de no contar con la información sustentada y al día, la sociedad podría recibir sanciones administrativas (multas) e incluso podría arrojar un resultado negativo en una auditoría, lo cual podría originar pérdidas económicas significativas.
Es importante que no se descuiden estas obligaciones en materia corporativa, ya que este año la autoridad ha incrementado las auditorías en materia legal, corporativa y fiscal. Mejor estar prevenidos.
Antonio Vera es especialista en marketing jurídico con más de 15 años de experiencia en México y Latam. Creador del primer Blog sobre marketing digital y ventas para abogados. https://abogado.marketing