El desconocimiento y la ignorancia son malos consejeros para nuestros negocios, más aún, cuando se trata de temas legales. A partir de hoy y durante cada semana, en conjunto con un abogado experto, abordaré de forma práctica los problemas legales más comunes a los que se enfrentan las pymes en México. Mi objetivo es generar conocimiento legal que eduque a emprendedores y empresarios, y así evitaremos los desenlaces trágicos.
Como creo fervientemente en que “el conocimiento es poder”, vamos a inaugurar nuestra participación hablando de un tema de máximo interés: el Certificado de Sello Digital (CSD). La máxima de todo negocio es facturar y entre más factures mejor. Para lograrlo, necesitamos emitir nuestros CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) firmados digitalmente por nuestro CSD, pero primero te haré la siguiente pregunta:
¿Sabes qué son los CSD?
En la página del Servicio de Administración Tributaria (SAT) encontramos la siguiente definición: “Un CSD es un documento electrónico mediante el cual el SAT garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su certificado”.
Para entender mejor el tema, he tenido una charla muy interesante y enriquecedora con la Lic. Lucía Talavera, socia fundadora en Foco Legal & Business Consulting, de donde hemos podido resumir lo más importante de los Certificados de Sello Digital a través de estos 10 mandamientos:
1. Considera tu domicilio fiscal como tu tarjeta de presentación ante el SAT
Mantén actualizado y/o vigente tu domicilio fiscal. Ya seas persona física o moral, si realizas un cambio de domicilio considera a la par dar aviso al Servicio de Administración Tributaria (SAT) a través de la presentación del aviso de cambio de domicilio fiscal vía internet o en las Administraciones Desconcentradas de Servicios al Contribuyente (ADSC). Es indispensable que consideres que tu domicilio fiscal deberá de ser el lugar principal donde se encuentren tus negocios/o actividad comercial, la cual debe de estar vigente y dada de alta en el SAT.
Si eres persona física o ya no cuentas con una oficina, tu domicilio fiscal puede estar en tu domicilio, solo deberás de acreditar que cuentas con los elementos para la prestación de tu actividad profesional y/o de negocios. Si eres residente en el país, recuerda: tu domicilio fiscal debe de localizarse en donde sea la operación y administración principal de tu negocio y/o actividad comercial.
2. Tu localización y disposición es importante
Es importante que si como contribuyente el SAT tiene la presunción de un incumplimiento o tienes un procedimiento administrativo de ejecución, lo atiendas en tiempo y forma mediante las defensas legales correspondientes. Tu localización y disposición es clave para una resolución favorable, acompañada de las pruebas que desvirtúen el señalamiento y sean desahogadas en tu procedimiento.
3. Conoce a tus clientes, proveedores y terceros
Aunque no realices actividades consideradas como vulnerables, es indispensable contar con un proceso interno de auditoría y revisión. Recuerda que cualquier relación de servicios y/o comercial con Empresas consideradas como que Facturan o que Deducen Operaciones Simuladas (EFOS/EDOS) pueden ser presuntivos de delitos como contrabando, defraudación fiscal y/o encubrimiento de algún delito para el SAT.
4. Puntualidad en el cumplimiento de tus obligaciones fiscales
Recuerda: es indispensable la presentación en tiempo y forma de tus declaraciones fiscales. Si tienes algún atraso en la presentación de las mismas evita que se repita (seguro pagarás actualizaciones, recargos y hasta multas), recuerda que a quienes no hayan presentado tres o más declaraciones consecutivas se les podrán cancelar el Certificados de Sello Digital.
5. Revisa de manera periódica la lista negra
El SAT publica cada 15 días el listado de contribuyentes que no están al corriente y que se denomina “lista negra”. Este listado, que puedes consultar de manera electrónica y que es actualizado cada 15 días, es indispensable atenderlo y verificar cuál es el motivo por el que puedas encontrarte en él. A nivel reputacional te puede afectar en tus relaciones comerciales cuando quizá puede ser por una multa pendiente o no te hayan localizado en tu domicilio. Recuerda que tienes un plazo para atender cualquier aviso que te será notificado en tu buzón tributario.
6. Revisa constantemente tu buzón tributario
Tu buzón tributario es tu canal de comunicación y defensa con el SAT. Será el medio en donde te notificarán presuntos incumplimientos y requerimientos por omisiones. Es indispensable revisarlo periódicamente para atender o aclarar cualquier asunto en los tiempos establecidos por el SAT. Una revisión y atención a tiempo te puede evitar multas y/o sanciones.
7. Verifica y mantén actualizados tus medios de contacto en el buzón tributario
No olvides que en el buzón tributario los contactos que habilites deberán de ser correctos, vigentes y estar en conocimiento de su obligación de seguimiento, consulta y atención oportuna. Si como contribuyente no habilitas el buzón tributario, señalas medios de contacto erróneos o inexistentes, o en su caso no los tienes actualizados, se entenderá la oposición a las notificaciones y entonces la autoridad fiscal podrá notificar por estrados. Evita este medio de notificación toda vez que en este caso cabe la posibilidad de que no pudieras enterarte de un requerimiento en tiempo y caer en un incumplimiento ante la autoridad.
8. Participa activamente con tus contadores, evita errores en la información proporcionada
A pesar de que cuentes con un área o persona responsable de tu información financiera, considera las consecuencias fiscales que derivan de una falta de seguimiento y oportuna revisión. Se pueden tener errores y subsanarlos; no obstante, debes de tener la premisa de que la información del impuesto declarado y el retenido no sea considerada como dudosa. El SAT actualmente verifica la concordancia de la información emitida en los CFDI y sus bases de datos.
9. Conservar la documentación fiscal
Se torna indispensable la conservación de documentación que ampare las pérdidas fiscales. En especial, aquella documentación que resulte para la determinación del ISR (Impuesto Sobre la Renta) en la cual las deducciones autorizadas son mayores a los ingresos acumulables. La autoridad fiscal está facultada para solicitarla para combatir la transferencia indebida de pérdidas fiscales que no tengan un sustento económico ni una razón de negocio y que sea presumiblemente utilizada para obtener un aprovechamiento.
10. Conoce tus obligaciones fiscales
Ten presentes las fechas y medios de cumplimiento, desde cómo registrarlas, llevar adecuadamente tus libros contables, presentación de declaraciones, solicitudes, avisos, información correcta de actas constitutivas, socios accionistas e información financiera. Recuerda que el incumplimiento de tus obligaciones fiscales puede ocasionar una multa por falta de prevención.
Espero que esta información práctica sea de mucha utilidad para ti y tu negocio.
¿Quién es Antonio Vera?
Antonio Vera es especialista en marketing jurídico con más de 15 años de experiencia en México y Latam. Creador del primer Blog sobre marketing digital y ventas para abogados. https://abogado.marketing