¿Qué es el oficial de cumplimiento o compliance officer?
El oficial de cumplimiento normativo es la persona que se encarga de vigilancia el programa de compliance.
Para detectar y disminuir riesgos, como pueden ser el incumplimiento regulatorio y fiscal, las empresas pueden implementar un programa de compliance o cumplimiento normativo.
El programa de compliance sirve para asegurar el correcto desarrollo de un negocio, y es como un seguro en caso de que la empresa enfrente un proceso penal. ¿Pero quién o quiénes implementan dicho programa?
Para saber quiénes son los responsables de implementar el programa de compliance o cumplimiento normativo en las empresas, en El Contribuyente consultamos a personas que se dedican a implementarlo.
¿Qué es el oficial de cumplimiento o compliance officer?
Los especialistas coinciden en que el oficial de cumplimiento normativo o compliance officer es la persona que vigila el programa de cumplimiento normativo. Es decir, es el encargado de asegurar el cumplimiento de cualquier tipo de legislación.
Responsable de que se sigan los manuales y procedimientos
De acuerdo con Rogelio Arizmendi Contreras, gerente de Impuestos de BHR México, una de las 10 firmas más importantes del país, el compliance officer es la persona que verifica que se sigan los manuales y se cumplan los procedimientos enfocados al cumplimiento. Por ejemplo, es el responsable de que se presenten los avisos de Prevención de Lavado de Dinero (PLD) y de que se sigan los manuales, como podrían ser los de capacitación y contratación de recursos humanos.
Enlace entre quien implementa el compliance y la empresa
Clemente Ranero, socio director de Ranero Abogados, dijo que las responsabilidades del compliance officer están enfocadas en informar dentro de las empresas, sobre los posibles riesgos operativos e incumplimientos a las normas internas. Además, de ser un canal confiable para recibir denuncias anónimas e investigar la existencia de posibles delitos.
Principales responsabilidades del oficial de cumplimiento
En Ranero Abogados indicaron que la Norma Mexicana NMX-CC-19600-IMNC-2017 señala que las principales responsabilidades del oficial de cumplimiento son las siguientes:
- Identificar las obligaciones a que están sujetas las empresas, tanto desde el punto de vista legal como también aquellas directrices que deriven de políticas y procedimientos internos.
- Proveer o coordinar los entrenamientos continuos en materia de cumplimiento.
- Encargarse de la comunicación del programa de compliance a los empleados, debiendo divulgar cualquier información relevante en materia de cumplimiento a las empresas y entregar el código de integridad o conducta y las políticas a que estará sujeto el personal.
- Implementar las medidas y controles que le permitan conocer oportunamente los riesgos.
- Vigilar el funcionamiento del sistema de prevención de riesgos y tomar las medidas preventivas y correctivas que garanticen su eficacia y asegurar la revisión en los intervalos planificados.
Recomendaciones para el puesto del oficial de cumplimiento
Luis David Coaña Be, socio director de la firma Coaña Aguirre Abogados, reconoció que muchas empresas en México no cuentan con un programa de cumplimiento. Pero dijo que por lo regular, las que lo implementan dejan la vigilancia del programa en el director de auditoría o en el director jurídico. Es decir, la responsabilidad recae sobre alguna persona que ya estaba antes en la empresa, algo que no es correcto.
Se debe tener una persona encargada del compliance
Coaña Be dijo que para que el programa pueda ser cumplido y vigilado a cabalidad, debe haber un puesto o departamento responsable, creado especialmente para el del oficial de cumplimiento.
Esto es porque si un directivo asume la responsabilidad del programa de compliance, se corren los siguientes riesgos:
- El responsable podría tener sobrecarga de trabajo, porque tendría doble función dentro de la empresa.
- Que esta persona no se capacite adecuadamente para hacer la vigilancia del programa, por tener que cumplir con sus otras funciones.
El oficial de cumplimiento debe tener autonomía
El encargado del programa puede ser una persona externa, que preste el servicio de oficial de cumplimiento, o puede ser un trabajador de la empresa que realice esa función. Pero si es un empleado de la empresa, el especialista recomienda que se le dé autonomía de gestión. Esto para que tenga la libertad de informar sobre fallas o incumplimientos al máximo órgano de gobierno de la empresa, en caso de detectarlos. Porque se corre el riesgo de que no reporte fallas o incumplimientos de su área, porque eso lo podría perjudicar a él o a alguien de de su departamento. Es decir, podría haber conflicto de interés.
Ejemplo de oficial de cumplimiento
Un ejemplo de oficial de cumplimiento, es el que deben designar las instituciones de tecnología financiera (fintech). Estas empresas deben informar a la Secretaría de Hacienda sobre la designación de su oficial de cumplimiento y su revocación. [Ley para Regular las Instituciones de Tecnología Financiera 58].
En el caso de las fintech, corresponde a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) certificar a los oficiales de cumplimiento. Esto en los términos de las disposiciones de carácter general que expida. [Ley de la CNBV 4, fracción X].
Recientemente, la Secretaría de Hacienda expidió los formatos para que las fintech informen sobre la designación de su oficial de cumplimiento. Esto lo tienen que hacer a partir del 1 de junio del 2020.
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