💵 ¿Qué son los pagos por cuenta de terceros y cómo se hacen?
Cuando alguien hace una compra en nombre de otra persona, en jerga técnica contable se habla de pagos por cuenta de terceros.
Lo más común es que, cuando un negocio es pequeño, el dueño se encargue de hacer todo. Es seleccionador de personal, contador, patrón y publicista al mismo tiempo. Sin embargo conforme la operación crece, se vuelve necesaria la intervención de otras personas. Así, no es raro que un empresario asigne a alguien la responsabilidad de hacer las compras. En la jerga técnica contable, a esto se le llama hacer pagos por cuenta de terceros.
El tratamiento fiscal dependerá de si el tercero hace el pago con su dinero y posteriormente se le reembolsa, o si el contribuyente le da previamente el dinero para hacer la transacción.
Cuando el tercero hace los pagos (por cuenta de terceros) con su propio dinero
Cuando quien realiza el pago lo hace con sus recursos, podemos encontrarnos en dos escenarios distintos: 1) puede tratarse de un empleado de la empresa, o 2) puede ser un agente independiente.
Cuando se trata de un empleado de la empresa, es posible usar el tratamiento de viáticos en lugar del de pagos por cuenta de terceros. Para ello, quien paga debe guardar los CFDI para que su patrón le retribuya el dinero posteriormente. De lo contrario la autoridad puede presumir que se trata de un ingreso acumulable. De ser así, el empleado podría tener que pagar impuesto sobre la renta (ISR).
Cuando el tercero hace las transacciones de su propia bolsa, es recomendable firmar un contrato. De lo contrario, el tercero podría verse expuesto a que no le paguen en tiempo y forma.
Cuando al tercero se le dio el dinero previamente
Cuando el contribuyente da el dinero previamente al tercero, también es recomendable realizar un contrato por escrito. Esta vez para proteger al contribuyente.
Lo depositado al tercero puede ser mayor que lo gastado en la realización de las operaciones. Si pasa esto, el tercero debe devolver lo sobrante en 60 días a más tardar. Si no lo hace, tendrá que emitir un CFDI por concepto de anticipo, mismo que tendrá que integrar a su contabilidad.
Es posible deducir los honorarios del tercero
Si a un tercero se le hace depósito de 120 mil pesos, de los cuales 100 mil son para realizar erogaciones a nombre del contribuyente y 20 por concepto de honorarios, cabe mencionar que el contribuyente también podrá deducir éstos últimos. Para ello, hay que subrayar, es necesario cumplir con algunas condiciones.
Las condiciones con que tiene que cumplir son que el pago se realice por medios bancarizados, como cheques nominativos o transferencias bancarias. Además, el gasto tiene que ser por un concepto indispensable para la realización de la actividad económica del contribuyente.
¿Cuál es la normatividad de los pagos a cuenta de terceros?
Cuando el tercero paga con su dinero y luego se le reembolsa:
- El tercero debe pedir el CFDI con la clave del contribuyente a nombre de quien se está haciendo el pago.
- La única persona que puede acreditar el IVA es el contribuyente, no el tercero.
- Se reembolsa el monto del gasto mediante cheque nominativo o traspaso bancario. El monto debe ser igual al consignado en el CFDI, incluyendo el IVA.
Si previamente se le dio el dinero para hacer los pagos por cuenta de terceros:
- Se le tiene que dar el dinero al tercero mediante cheque nominativo o transferencia bancaria.
- El tercero debe indicar una cuenta cuya única finalidad sea recibir los montos para realizar los pagos.
- Al realizar la erogación, el tercero debe pedir los CFDI con el RFC del contribuyente a nombre de quien se hizo el pago. El tercero deberá entregar los comprobantes al contribuyente.
- Si una vez completada la transacción al tercero le sobra dinero, éste deberá regresarlo de la misma forma en que se le proporcionó.
- Si el dinero dado al tercero no se usa para la realización de los pagos del contribuyente, debe devolverse en máximo 60 días. De lo contrario, el tercero deberá emitir un CFDI de ingreso por concepto de anticipo e integrarlo a su propia contabilidad. (Según la regla 2.7.1.13 de la RMF 2019).
Además, quien realice pagos por cuenta de terceros debe expedir un CFDI por los ingresos recibidos por hacer de intermediario. A este comprobante se debe incorporar el complemento “Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros”. En él deben inscribirse los montos de lo recibido por el contribuyente, de lo gastado, y del sobrante reintegrado. Además deben incluirse los comprobantes que sustenten lo anterior.
Con información de Rodrigo Ramírez Venegas, presidente de la comisión fiscal 3 del Colegio de Contadores Públicos de México
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