¿Cómo saber si estoy sobrecargando a mi equipo de trabajo y cómo evitarlo?
La exigencia es necesaria, agobiar a tus colaboradores no. Descubre la manera de identificar si les solicitas “demasiado”.
Para que los miembros de tu equipo se mantengan productivos y motivados es fundamental controlar las situaciones estresantes en el lugar de trabajo. Estas pueden propiciarse, entre otras muchas causas, por demandas excesivas a los trabajadores; mismas que te ayudaremos a detectar y solucionar en este artículo.
Presta atención a los detalles, podrían ser señales de alerta
Generalmente los jefes suelen percatarse de la situación hasta que ha afectado negativamente los indicadores organizacionales. “Sólo en ocasiones se dan cuenta de la sobrecarga de trabajo en momentos de planeación y distribución de actividades; que es cuando dedicar tiempo a analizar con detenimiento las encomiendas, redituaría en altos niveles de productividad”, dice a El Contribuyente Ana Williams, faculty de AMA Global, asociación especializada en capacitación y enseñanza de liderazgo.
Si notas que en tu empresa incrementa el desperdicio de materia prima, hay errores frecuentes en la fabricación o gestión de la información, tus empleados faltan o tienen retardos, hay un aumento de accidentes y un mayor número de conflictos entre los integrantes del equipo, tienes frente a ti un foco rojo: todo esto puede ser señal de una mala distribución del trabajo.
Los buenos gerentes conocen el tipo de trabajo que realizan sus trabajadores
No lo decimos nosotros, lo afirma la Organización Internacional del Trabajo (OIT) en su documento para la prevención del estrés en el trabajo y lo corrobora Williams: “El conocimiento concreto de las tareas y funciones de cada puesto, es fundamental, ya que se deberá valorar el esfuerzo físico, mental y emocional que cada aspecto, implica. También habrá que conocer la trayectoria de rendimiento de cada trabajador a fin de valorar sus capacidades y dirigir sus aportaciones hacia las tareas que sean más adecuadas a su nivel integral en este momento”.
Considera que la carga inadecuada, según lo establece la OIT, involucra también falta de tiempo suficiente para hacer el trabajo o verse forzado a realizarlo demasiado rápido. Esto obliga al trabajador a sacrificar la calidad y no le da la oportunidad de recuperarse.
No temas hacer ajustes a la distribución de las actividades
A pesar de que la exigencia es inevitable, e incluso puede favorecer la motivación, una pobre organización puede originar estrés innecesario en los trabajadores. De acuerdo con el artículo “Stress at the workplace” de la Organización Mundial de la Salud (OMS), las presiones y objetivos de los colaboradores deben ser apropiados en relación con sus habilidades y recursos, el control que tienen sobre su trabajo y el apoyo que obtienen de otras personas.
Estas son las pautas de la OMS para equilibrar las exigencias en el lugar de trabajo:
- Ajustar la carga de trabajo tota respecto del número y las capacidades de los trabajadores.
- Planificar plazos alcanzables que permitan cumplir con las normas de calidad.
- Definir claramente las tareas y responsabilidades de cada uno de los trabajadores.
- Evitar la subutilización de las capacidades de los trabajadores que pueden apoyar en otras áreas relacionadas con sus conocimientos.
Escucha a tus empleados para crear la mejor estrategia
La OIT sugiere que, al realizar ajustes en la carga de trabajo total, se evalúe la carga de trabajo a través de la observación y la discusión con los trabajadores y Ana Williams recomienda seguir algunos pasos para mantener un diálogo al respecto:
- Tener claro el objetivo de la reunión, así como datos concretos sobre los antecedentes de las cargas de trabajo e indicadores usados y por usar.
- Al entablar el diálogo, es importante que el trabajador entienda el motivo de la reunión y lo que se espera de él. Finalizar con un plan de trabajo concreto.
- Realizar cuestionamientos sobre su perspectiva del trabajo y de la demanda del mismo y evitar juzgarlos. El empleo de un lenguaje positivo ayudará en este cometido.
- Finalizar con un plan de trabajo concreto.
Establece un plan de seguimiento y administración del desempeño
Es importante realizar mediciones constantes y frecuentes sobre los indicadores ya mencionados. La faculty Ana Williams propone tomar medidas correctivas inmediatas ante cualquier anomalía, establecer un programa preventivo y productivo en el que se anticipen las crisis laborales, reforzar los aciertos y aclarar los errores para el manejo efectivo del desempeño de los empleados y efectuar reuniones periódicas para hacer un seguimiento y reforzar los comportamientos favorecedores con la finalidad de lograr el éxito.
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