¿Qué es el Enterprise Resource Planning (ERP) y por qué te conviene?
Podría mejorar el desempeño de tu empresa y ahorrarte tiempo en solucionar problemas.
¿Tienes problemas para coordinar al equipo de ventas y al de bodega? ¿Tardas horas en comprobar procesos y usas una cantidad innecesaria de documentos físicos y en Excel? Probablemente lo que necesites para tu empresa es un Enterprise Resourcing Planning (ERP).
El ERP es conjunto de sistemas informáticos que permiten la integración de ciertas operaciones empresariales, como la producción, logística y contabilidad. No es una base de datos simplemente, aunque puede incluirlas. Es más bien la telaraña de información que unifica tus negocios y que te permite acceder a cualquier dato de manera directa y en tiempo real.
¿Cómo funciona?
A través de un software se integra la información seleccionada de varias áreas de tu compañía –nos cuenta Israel Coto, director de la oficina de Microsip que se dedica a fabricar un tipo de ERP–. Uno de los objetivos es desaparecer las “islas de la información”, es decir, al aislamiento entre los diversos departamentos. Con este sistema, se buscan canales de comunicación entre los departamentos.
Es una herramienta que te obliga a buscar modelos de integración total para tener información en tiempo y forma. El director o gerente puede darse cuenta de que, al mismo tiempo, en el almacén se descarga mercancía y en Crédito y cobranza se genera una cuenta. Además, el sistema brinda datos para que la dirección tome decisiones con información confiable.
Más beneficios
Para Carlos Martínez, director LATAM Región Norte de Meta4, compañía internacional de software de recursos humanos y nómina, tener un sistema como estos es en estos tiempos imprescindible. Y es que sus beneficios, especialmente en empresas grandes, resultan evidentes.
La principal ventaja de este software es que es un solo sistema. Hay empresas muy grandes que utilizan distintas tecnologías en cada una de sus plantas, por ejemplo. Un ERP puede utilizarse en todas las plantas y, con ello, sus procesos se vuelven más eficientes.
El sistema también permite conservar datos de candidatos que aspiren a tener un puesto en la compañía. Esto es especialmente útil cuando la compañía necesita hacer una contratación masiva.
Si los empleados necesitan pedir viáticos o solicitar vacaciones, por ejemplo, pueden hacerlo rápidamente y desde cualquier lugar (incluso desde su celular). El software también permite que los directivos sepan si las solicitudes se empalman con las de otros empleados y si esto puede perjudicar el ritmo laboral.
El software de administración de recursos humanos también permite identificar puestos clave organizacionales en la compañía y permite diseñar planes de carrera para posicionar al talento de la empresa. Los directivos también pueden ligar esta información con las capacitaciones que los empleados que quiere conservar e impulsar necesitan para llegar a dichos puestos clave.
La importancia de la implementación
Para echar a andar un software de este tipo es necesario capacitar a los trabajadores. De hecho, muchas compañías comercializan estas tecnologías ya con atención al cliente incluida en el precio.
A esta etapa se le llama de “acompañamiento” y consiste en una consultoría que va planeando qué se espera obtener del ERP a corto, mediano y largo plazo. También existen empresas que te venden el software y te sugieren llamar a un número de servicio al clientes para que te expliquen cómo instalarlo.
Hay que tener en cuenta que no hay un modelo universal de ERP, sino que hay softwares hechos a la medida de tu compañía, que usualmente son más caros. También hay otros que vienen ‘empaquetados’, lo que significa que tienen una forma determinada para un tipo específico de negocio. Uno debe reflexionar qué tanto puede gastar en un ERP dependiendo de los ingresos y el tamaño de su compañía.
¿Y su vida útil?
En nuestra época todos los productos tecnológicos se vuelven obsoletos en poco tiempo, ya sea por el desfase de los componentes electrónicos, o, incluso, por las modificaciones en el sistema tributario de Hacienda. Esto debe estudiarse con el vendedor del ERP para que la inversión en el sistema no sea innecesaria. Es recomendable negociar ciertos cambios temporales y actualizaciones.
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