¿Qué es una hoja de balance y cómo se elabora?
Te decimos cómo hacer tu hoja de balance en 5 pasos.
Una manera de distinguir a una empresa “bien puesta” de un “changarro” es preguntarse si cuenta con estados financieros. Éstos no son otra cosa que un conjunto de hojas de balance para mostrar sus ganancias o pérdidas en un tiempo determinado. Es una declaración de la posición financiera de una empresa en un momento específico, como al final del mes, trimestre o año.
Es muy difícil –por no decir imposible– que la tienda de abarrotes de la esquina, pueda presentar un estado financiero, ya que sólo lo pueden presentar y elaborar las instituciones como bancos o empresas registradas en el padrón del RFC, dado su obligatoriedad de rendir cuentas al estado del correcto cumplimiento de sus obligaciones tributarias. Por lo regular se presentan 2 veces al año.
En el estado financiero, dado su función trabaja con base a resultados mientras que la hoja de balance como su nombre lo indica busca hacer una radiografía general de una empresa pues muestra los activos (aquellas pertenencias que generan dinero) y pasivos (deudas y obligaciones que la empresa tenga que cubrir) de lo que el negocio posee y debe.
No hay un sector en específico que utilice esta herramienta, por lo general las pymes son las que recurren a ella, como una guía para saber cómo anda el negocio y si es necesario invertir más o gastar menos. Entonces la tiendita de la esquina puede elaborarla.
1.- Elige un fecha:
Es importante que sea periódica ya que si la haces al mes, y después a los siete u ocho meses, tus estadísticas podrían variar mucho. Lo recomendable es que sea mínimo dos veces al año o al finalizarlo, ya que te permitirá hacer un análisis más detallado de lo que incrementó o decreció tu negocio.
Debes tener bien definido que a partir de que la elabores tienes que ser constante y periódicamente deberás elaborarla para que puedas hacer ajustes pertinentes, así en poco tiempo verás muy buenos resultados.
2.- Organiza y recopila tu información financiera:
Haz dos columnas, una para pasivos (aquellas pertenencias que te quiten dinero a largo plazo) y otra de activos. Una vez definidos, asegúrate de contar con tus estados de cuenta bancarios más recientes, el saldo de cualquier préstamo que debas y el valor de mercado vigente de tus inversiones (automóviles, inmuebles, etc.). Puedes hacerlo manualmente mediante una hoja de cálculo (como Excel de Microsoft), o bien googlearlo y descargarte una plantilla ya con todos los campos a llenar. (http://www.planillaexcel.com/hoja-de-balance-en-excel)
Una actividad que te puede ayudar es darte un paseo por tu negocio y anotar cosa por cosa todo lo que veas: sillas, mesas, muebles, mercancia, televisión y una vez que termines los separe entre activos y pasivos.
3.- Enumera los activos y pasivos:
Enumera en la hoja, las inversiones de mayor a menor las ganancias (acciones, automóviles, cuentas de ahorro, mercancía, inmuebles) y para los pasivos de igual manera (créditos como luz, internet, etc.) para tener conocimiento de lo que realmente usas y lo que no.
No olvides las cosas obvias, es decir el terreno donde está tu negocio es un activo, los coches no lo son, porque hay que darles mantenimiento e invertir en gasolina, que a la larga representan un pasivo. Acuérdate: si genera un gasto es un pasivo.
4.- Suma el total de las ganancias y deudas:
Esto te dará una idea precisa del valor neto de tu empresa o negocio. Empieza por totalizar las columnas o las filas en la parte inferior de la hoja de balance y obtendrás el total de los activos y el total de los pasivos.
Esta es la parte más importante, aquí te puedes dar cuenta de si en realidad tu negocio te está dejando ganancias, si hay recursos para invertir o si debes hacer un replanteamiento de las inversiones que estás haciendo como en la renta de oficinas y espacios costosos, contratando empleados innecesarios o endeudándote para comprar maquinaria.
5.- Resta los pasivos de los activos:
Es una manera de ver si tienes más pasivos o activos. Tu patrimonio neto se incrementará a medida que tus activos aumenten y tus pasivos disminuyan.
Podría haber más activos y deudas de las que se incluyan en la lista dependiendo del tipo de negocio. Para una tienda común, la hoja de balance incluirá la mayoría de los elementos que haya en ella como la mercancía, terreno, renta, agua, luz, por mencionar algunos.
Consejo: mantén la hoja de balance actualizada para rastrear los progresos que te conduzcan hacia tus metas financieras. Procura recalcular el balance por lo menos dos veces al año. Te ayudará a ver el panorama general.
Si bien son muy sencillas de elaborar las hojas de balance, es mucho mejor que adquieras los servicios de un contador o director de finanzas.
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